Zmena účtovníka počas roka: čo sa odovzdáva a ako postupovať

Podklady k DPH dostávate na poslednú chvíľu, na otázky čakáte niekoľko dní a koľko firma zarobila, sa dozviete až pri daňovom priznaní. Každý termín je zdrojom stresu a o cenách, investíciách či výplatách rozhodujete bez aktuálnych čísel.

Napriek tomu mnohí podnikatelia so zmenou čakajú na koniec roka. Obávajú sa, že prechod uprostred roka spôsobí chaos v dokladoch, chýbajúce zostatky alebo zmeškané lehoty. Tieto obavy sú opodstatnené, ale len vtedy, keď odovzdanie nemá jasný postup.

Stručná odpoveď teda znie: účtovníka môžete zmeniť kedykoľvek počas roka, zákon to nijako neobmedzuje. Rozhoduje, čo presne si odovzdáte, kto zodpovedá za archiváciu a ako vyriešite zastupovanie voči finančnej správe. Všetko nájdete nižšie.

Kedy sa zmena účtovníka oplatí?

Ak sa v niektorom z týchto bodov spoznávate, je čas zmenu zvážiť:

• podklady k DPH, kontrolnému výkazu alebo mzdám vznikajú opakovane tesne pred termínom alebo až po ňom,
• nemáte priebežný prehľad o tržbách, nákladoch, zisku a daňovej povinnosti,
• účtovník nereaguje na zmeny vo vašom podnikaní, napríklad na obchod v EÚ, zamestnancov alebo e-shop,
• doklady odovzdávate na papieri a dohľadať konkrétny doklad trvá dni.

A kedy presne prejsť? Prakticky najlepšie ku koncu mesiaca alebo štvrťroka, teda ku koncu zdaňovacieho obdobia DPH. Doterajší účtovník tak uzavrie celé obdobie a nový nadviaže od prvého dňa nasledujúceho.

Za doklady zodpovedáte vy, nie účtovník

Toto je bod, na ktorý sa pri zmene zabúda najčastejšie. Účtovná dokumentácia patrí firme, nie účtovníkovi, a za jej ochranu pred stratou, zničením či poškodením zodpovedá vždy firma (§ 35 zákona o účtovníctve). Pri zmene preto musíte mať istotu, že sa vám vráti všetko, čo doterajší účtovník spracúval.

Ako dlho treba jednotlivé záznamy uchovávať, ukazuje tabuľka:

Pre dane platí ešte jedno pravidlo. Záznamy, podľa ktorých sa preveruje základ dane, musíte uchovať najmenej dovtedy, kým nezanikne právo vyrubiť daň. To je spravidla päť rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať priznanie (§ 69 daňového poriadku). Mzdové listy a iné doklady použité ako účtovné záznamy uchovávate rovnako dlho ako záznamy, ktorých funkciu plnia.

Prečo to brať vážne? Za porušenie povinností pri uchovávaní môže daňový úrad uložiť pokutu od 100 € do 100 000 € (§ 38 zákona o účtovníctve). Od 1. 1. 2027 navyše platí, že ak zákon určuje pre účtovný záznam elektronický formát, musíte ho v tomto formáte aj uchovávať.

Čo by ste mali od doterajšieho účtovníka dostať späť?

Odovzdanie nie je len krabica s faktúrami. Úplný zoznam vyzerá takto:

Odporúčame o odovzdaní spísať preberací protokol so zoznamom dokumentov a dátumom, ku ktorému sú zaúčtované. Predídete tak neskorším sporom o to, kto mal ktorý doklad spracovať.

Ako vyriešiť plnomocenstvo pre finančnú správu?

Ak za vás účtovník podáva priznania a výkazy, koná na základe plnomocenstva podľa daňového poriadku (zákon č. 563/2009 Z. z.). Pri zmene si strážte tieto pravidlá:

• nové plnomocenstvo platí voči správcovi dane odo dňa, keď mu ho doručíte,
• nahrádza predchádzajúce v rozsahu, ktorý je v ňom uvedený, a v tej istej veci môžete mať len jedného zástupcu,
• aj odvolanie pôvodného plnomocenstva je účinné až doručením správcovi dane,
• úradne overený podpis na plnomocenstve podľa finančnej správy nepotrebujete.

Myslite aj na elektronickú komunikáciu. Platitelia DPH, firmy zapísané v obchodnom registri a živnostníci registrovaní pre daň z príjmov musia podania doručovať elektronicky a rovnako aj ich zástupca (§ 14 daňového poriadku). Spolu s plnomocenstvom preto skontrolujte, kto má prístup k vašej komunikácii s finančnou správou, a oprávnenia doterajšieho účtovníka ukončite.

Ako postupovať krok za krokom

1. Vyberte nového účtovníka a dátum prechodu. Dohodnite rozsah služieb a deň, od ktorého preberá účtovníctvo, ideálne prvý deň zdaňovacieho obdobia DPH.
2. Oznámte to doterajšiemu účtovníkovi. Písomne, s ohľadom na výpovednú lehotu v zmluve a s požiadavkou, aby uzavrel obdobie do dátumu prechodu vrátane podaní, ktoré zaň vzniknú.
3. Prevezmite podklady. Doklady, účtovné knihy, export dát, zostatky a mzdovú agendu podľa tabuľky vyššie, s preberacím protokolom.
4. Vyriešte zastupovanie. Doručte správcovi dane nové plnomocenstvo, odvolajte predchádzajúce a upravte prístupy k elektronickej komunikácii.
5. Nechajte skontrolovať zostatky. Nový účtovník porovná obratovú predvahu s bankovými výpismi, pokladňou a saldokontom a prípadné rozdiely vyjasní ešte s doterajším účtovníkom.
6. Pokračujte v účtovaní. Od dohodnutého dňa posielate doklady už len novému účtovníkovi a najbližšie termíny má pod kontrolou on.

Najčastejšie chyby pri zmene

• Chýbajúci preberací protokol. Bez neho nie je jasné, za ktoré obdobie je spracovanie hotové a čo ešte chýba.
• Neodsúhlasené zostatky. Rozdiely v banke, pokladni alebo saldokonte, ktoré sa nevyjasnia hneď, sa potiahnu až do účtovnej závierky.
• Zabudnuté plnomocenstvo. Pôvodné plnomocenstvo platí, kým správca dane nedostane jeho odvolanie.
• Neúplná archivácia. Doklady z minulých rokov ostanú u doterajšieho účtovníka, hoci za ich uchovanie zodpovedáte vy.
• Prechod uprostred obdobia DPH. Jedno priznanie a kontrolný výkaz potom pripravujú dvaja ľudia, čo zvyšuje riziko chyby.

Ak sa im vyhnete, zmena účtovníka počas roka prebehne bez problémov. Odporúčame začať tým, že si určíte dátum prechodu ku koncu obdobia DPH a odovzdanie dohodnete písomne.

Ako vám pomôžeme

• Pri zmene účtovníka sa s vaším doterajším účtovníkom dohodneme na spôsobe a termíne odovzdania.
• Vyžiadame si doklady a podklady a nadviažeme na stavy účtov k dátumu prechodu.
• Skontrolujeme zostatky a rozdiely vyjasníme ešte pred prvým podaním.
• Doklady potom odovzdávate cez klientsku zónu, kde priebežne vidíte tržby, náklady, zisk aj DPH.

Prehľad balíkov nájdete v cenníku. Ak chcete najprv prejsť svoju situáciu, rezervujte si konzultáciu.

Novinky z účtovníctva a daní e-mailom

Zmeny zákonov, termíny a praktické články, ktoré sa týkajú vašej firmy. Najviac niekoľkokrát mesačne.

E-mail Meno (nepovinné) Odoberať novinky

Web Súhlasím so zasielaním noviniek od accbase. Odhlásiť sa môžem kedykoľvek. Ochrana osobných údajov