AML u účtovníka: prečo od vás pýtame doklady a údaje o vlastníkoch

Chcete u nás začať viesť účtovníctvo a okrem podkladov od vás pýtame aj fotku občianskeho preukazu, údaje o tom, kto firmu skutočne vlastní, a niekedy aj informáciu, odkiaľ pochádzajú peniaze v podnikaní. Mnohých klientov to prekvapí, najmä ak menia účtovníka po rokoch a ten predchádzajúci nič také nechcel.

Stručne: nejde o nedôveru, ale o zákonnú povinnosť. Účtovník musí podľa zákona proti praniu špinavých peňazí (zákon č. 297/2008 Z. z., v praxi skratka AML) každého klienta identifikovať a overiť rovnako ako banka, audítor či daňový poradca. Bez týchto údajov spoluprácu začať nesmieme.

Nižšie vysvetľujeme, čo presne od vás potrebujeme, prečo nestačí výpis z registra, koľko vám to zaberie času a čo sa s údajmi deje potom.

Prečo sa vás na to pýta práve účtovník?

Zákon zaraďuje účtovníkov a daňových poradcov medzi takzvané povinné osoby, teda subjekty, ktoré musia preverovať svojich klientov (§ 5 zákona o AML). Pre vás to znamená jediné: skôr než začneme spolupracovať, musíme vás identifikovať a zistiť, kto firmu skutočne vlastní a čím sa zaoberá.

K tomu patrí aj otázka, či niekto z vás nie je politicky exponovanou alebo sankcionovanou osobou a či konáte vo vlastnom mene. Pri vyššom riziku sa pýtame aj na pôvod peňazí. Celému procesu zákon hovorí základná starostlivosť vo vzťahu ku klientovi.

Podpisom zmluvy to však nekončí. Údaje musíme priebežne aktualizovať a pri podstatných zmenách vo vašej firme preverenie zopakovať. Zákon pritom výslovne ukladá aj vám povinnosť potrebné informácie a doklady poskytnúť (§ 10 zákona o AML).

Čo od vás potrebujeme a na čo to slúži

Zoznam vyzerá na prvý pohľad dlho, väčšinu údajov však máte poruke. Prehľad nájdete v tabuľke:

Pri živnostníkovi k tomu pridáme miesto podnikania, IČO a register, v ktorom je zapísaný. Pri firme overíme údaje v obchodnom registri, identifikujeme osobu oprávnenú za ňu konať a zistíme mená členov jej riadiaceho orgánu.

Prečo nestačí, že vlastníkov vidno v registri?

Pretože zákon to výslovne nedovoľuje. Nesmieme sa spoliehať len na register právnických osôb, preto sa na vlastníkov pýtame priamo vás (§ 10 zákona o AML).

Koho vlastne hľadáme? Konečný užívateľ výhod je každý človek, ktorý firmu skutočne ovláda alebo v ktorého prospech firma funguje. Pri obchodnej spoločnosti je to najmä ten, kto má priamo alebo nepriamo aspoň 25 % hlasovacích práv alebo základného imania, môže vymenovať či odvolať konateľa, alebo má nárok aspoň na 25 % hospodárskeho prospechu. Pri živnostníkovi je to ten, kto má právo aspoň na 25 % prospechu z jeho podnikania (§ 6a zákona o AML).

V praxi to vyzerá napríklad takto:

• Dvaja spoločníci s podielmi 60 % a 40 %: konečnými užívateľmi výhod sú obaja.
• Spoločníkom je iná firma: potrebujeme poznať ľudí na konci reťazca vlastníctva, aj keď je materská spoločnosť v zahraničí.
• Spoločník s menším podielom, ktorý podľa dohody menuje konateľa: aj on môže byť konečným užívateľom výhod, hoci má menej ako 25 %.

Dobrá správa je, že firma si tieto údaje musí aj tak viesť a aktualizovať sama (§ 10a zákona o AML). Ak ich máte pripravené, túto časť vyplníte za pár minút.

Prečo sa pýtame na politickú exponovanosť?

Táto otázka prekvapí najviac, hoci sa väčšiny klientov netýka. Politicky exponovaná osoba je človek, ktorý vykonáva alebo vykonával významnú verejnú funkciu: napríklad člen vlády, poslanec, sudca vyššieho súdu, veľvyslanec, člen orgánu štátneho podniku či člen štatutárneho orgánu politickej strany (§ 6 zákona o AML).

Háčik je v tom, že patrí sem aj rodina: manžel či manželka, deti a ich manželia, rodičia, ako aj ľudia, o ktorých je známe, že s takou osobou spoločne vlastnia firmu alebo podnikajú. Povinnosti platia ešte najmenej 12 mesiacov od skončenia funkcie. Preto sa pýtame každého, aj keď by vás to na prvý pohľad nenapadlo.

Znamená to, že s takým klientom nemôžeme spolupracovať? Nie. Zákon to nezakazuje, vyžaduje však zvýšenú starostlivosť: spoluprácu musí schváliť vedenie kancelárie a musíme zistiť pôvod majetku a peňazí (§ 12 zákona o AML).

Pri bežných klientoch sa na pôvod peňazí pýtame len v rozsahu, aký zodpovedá riziku. Spravidla stačí stručný opis, napríklad tržby z predaja služieb, vklad spoločníkov alebo úver.

Ako to u nás prebieha a koľko času vám to zaberie?

Celé to vybavíte online, bez tlačenia a bez návštevy kancelárie:

1. Dostanete odkaz na zabezpečený online dotazník.
2. Vyplníte údaje o firme, o osobách, ktoré za ňu konajú, a o konečných užívateľoch výhod.
3. Doklad totožnosti odfotíte priamo mobilom. Fotka musí byť čitateľná a tvár zreteľná, pretože podľa zákona musí kópia umožniť overiť podobu osoby.
4. Dotazník potvrdíte kódom z SMS.
5. Údaje skontrolujeme a ak niečo chýba, ozveme sa vám.

Ak máte doklad a informácie o vlastníkoch poruke, dotazník zvládnete na jedno posedenie. Vypĺňa sa raz, neskôr ho len aktualizujete pri zmenách. Jedna výnimka: ak za firmu podpisuje niekto na základe plnomocenstva, podpis na plnomocenstve musí byť úradne osvedčený.

Čo sa s vašimi údajmi deje potom?

Použijeme ich výlučne na účel, ktorý určuje zákon, teda na preverenie klienta. Zákon nás na to oprávňuje aj bez vášho súhlasu, vrátane kopírovania dokladu totožnosti a spracúvania rodného čísla (§ 19 zákona o AML). Nejde o marketingovú databázu a údaje neslúžia na nič iné.

Ako dlho ich máme? Údaje a doklady musíme uchovávať päť rokov od skončenia spolupráce. Dlhšie, najviac o ďalších päť rokov, iba ak o to písomne požiada Finančná spravodajská jednotka.

Čo ak údaje neposkytnete?

Tu zákon nenecháva priestor na dohodu. Ak nemôžeme klienta preveriť v plnom rozsahu alebo klient odmietne preukázať, v mene koho koná, musíme spoluprácu odmietnuť, prípadne ukončiť (§ 15 zákona o AML). Zároveň musíme posúdiť, či nejde o neobvyklú obchodnú operáciu.

Prakticky to znamená, že bez vyplneného dotazníka nemôžeme začať viesť účtovníctvo a pri existujúcom klientovi by sme museli spoluprácu ukončiť. Preto vás prosíme o vyplnenie hneď na začiatku, ideálne spolu s odovzdaním podkladov pri zmene účtovníka. Ak si nie ste istí, či je niekto vo vašej štruktúre konečným užívateľom výhod, napíšte nám ešte pred vyplnením.

Ako vám pomôžeme

• Pošleme vám zabezpečený online dotazník, ktorý vyplníte z mobilu aj počítača, doklad stačí odfotiť.
• Pomôžeme vám určiť, kto je vo vašej firme konečným užívateľom výhod, aj pri zložitejšej vlastníckej štruktúre.
• Pri zmene účtovníka spojíme AML dotazník s odovzdaním podkladov, aby ste všetko vybavili naraz.
• Pri zmenách vo firme vás upozorníme, ktoré údaje treba aktualizovať.

Máte otázku k vlastníckej štruktúre alebo k tomu, čo presne pripraviť? Dohodnite si konzultáciu.

Novinky z účtovníctva a daní e-mailom

Zmeny zákonov, termíny a praktické články, ktoré sa týkajú vašej firmy. Najviac niekoľkokrát mesačne.

E-mail Meno (nepovinné) Odoberať novinky

Web Súhlasím so zasielaním noviniek od accbase. Odhlásiť sa môžem kedykoľvek. Ochrana osobných údajov